En el ámbito profesional y de manera precisa en el departamento de Aduanas de la empresa, la comunicación efectiva es importante por el impacto financiero, fiscal, logístico y jurídico que pudiera tener el tomar una mala decisión derivada de la falta de ella. Entiéndase que la comunicación efectiva, es un intercambio de información que se hace de manera asertiva, en donde el objetivo es garantizar que el destinatario reciba de manera exacta el mensaje que el remitente intenta enviar, y aunque pudiera ser fácil de entender, para algunos esto pudiera convertirse en un gran desafío a la hora de ponerlo en práctica.

En las actividades desarrolladas de tu día a día, es importante que puedan responderse las siguientes preguntas:

¿Qué se tiene que comunicar? Se refiera al mensaje clave que debo de compartir, ejemplo: el estatus de las unidades en puerto, el resultado de semáforos fiscales en rojo, el valor de contribuciones pagadas, el plan de acción para reducir impuestos, el avance de integración de expediente, cambio de responsable de área.

¿A quién se tiene que comunicar? Son las personas a quienes lo que comunico les es de utilidad e interés, pueden ser al equipo interno, jefe inmediato, agentes aduanales, jefes de departamentos de otras áreas, proveedores, clientes, directivos.

¿Por qué se tiene que comunicar? Es el objetivo de lo que se está comunicando, un ejemplo claro es cuando se comunica la información técnica, mecánica, química… de una mercancía al agente aduanal, el objetivo de esto es obtener una clasificación arancelaria y conocer sus regulaciones

¿Cómo se tiene que comunicar? Es decir, el medio que se utilizará para comunicar, puede ser correo electrónico, de manera telefónica, de manera presencial.

¿En donde se tiene que comunicar? Se refiere al contexto en el que se comunicará, en la reunión de corporativo, en los círculos de departamento, en la sala del departamento de finanzas, en la presentación de resultados internos.

¿Cuándo se tiene que comunicar? La periodicidad con que se comunicará, diariamente y cuando aplique, de manera mensual, semanal, quincenal, anual.

No conocer la respuesta a cualquiera de estas cinco preguntas al realizar las actividades que nos fueron asignadas, puede originar fallas en los procesos internos y externos y tener afectaciones en otros departamentos.

Finalmente, considera que la comunicación que tengas cumpla con las las 7 c`s, que sea una comunicación clara, concisa, concreta, correcta, coherente, completa y cortés.