Poca curiosidad existe en el departamento de Comercio Exterior en relación al tema de la Sociedad que administra a la empresa… ¿Quiénes son los miembros? ¿Se administra mediante un consejo o un administrador único? ¿Quiénes son los socios o accionistas? ¿Quiénes fungen como Representantes Legales y qué facultades se les ha otorgado? Es común que el departamento de Comercio Exterior no conozca el impacto que ello pudiera generar, hasta que se requiere algún trámite nuevo o bien, cuando que la autoridad requiere esta información mediante facultades de comprobación, por lo que a continuación presentamos algunas consideraciones al respecto.
Generar un Expediente
Lo primero que se recomienda para conocer el status actual de la empresa, es contar con el instrumento público dónde se constituyó la empresa, el libro de actas y los diferentes instrumentos notariales que hayan modificado la administración de la empresa, también puede que existan algunas actas de asamblea ordinarias y extraordinarias, donde encontrarás los cambios y podrás extraer los nombres de las personas que conforman o conformaban la sociedad.
Representante Legal
La figura con la que seguramente existe mayor contacto, es el Representante Legal, pues conforme el artículo 19 del Código Fiscal de la Federación (CFF), es quien debe presentar cualquier promoción, solicitud, declaración, avisos o informes, un ejemplo de ello serían las cartas complementarias para efectos de la Regla 3.1.7 General de Comercio Exterior, una carta de excepción a alguna Norma Oficial Mexicana, una solicitud de trámite, o bien, la firma de Hojas de Cálculo y Manifestaciones de Valor.
Además, para el Padrón de Importadores Sectores Específicos es requisito agregar un listado con las personas que cuenten con este cargo.
Socios o Accionistas
Algunos de los trámites más importantes relacionados con Comercio Exterior, como lo es la Certificación en IVA e IEPS, solicitan que cuenten con opinión positiva conforme al artículo 32-D del CFF, sin embargo, es muy común que en empresas de capital extranjero sean personas físicas o morales de nacionalidad o residencia diferente a nuestro país, por lo cual, se recomienda que la empresa realice la presentación del Formato 96 de forma anual y antes de marzo como lo marca el artículo 27 del CFF, para efectos de poder soportar el no cumplimiento del requisito.
Otro ejemplo de la importancia de conocer quiénes son los socios o accionistas, es el monitoreo continuo que las empresas con Programa IMMEX deben realizar, pues parte de sus obligaciones es avisar a Secretaría de Economía en cuanto haya una modificación de ello, además de que estos no deben estar vinculados a una empresa a la cual su Programa IMMEX se encuentre cancelado.
Miembros del Consejo o Administrador Único
Los miembros del Consejo generalmente tienen como tarea definir las mejores estrategias para la sociedad, por ello se conforma por profesionales que conocen de temas como abogacía, ventas, producción, inversión y cuando el tamaño de la empresa es pequeña o mediana generalmente existe un administrador único, quien suele ser el dueño y tomador de decisiones.
Las personas en este cargo, para efectos de trámites relacionados con el capítulo 7 de las Reglas Generales de Comercio Exterior, deben acreditar que en las declaraciones anuales de los dos ejercicios fiscales previos a la solicitud hayan declarado ingresos acumulables ante la autoridad fiscal para los fines del ISR, aquí es donde se nota el perfil de la empresa y la relación estrecha que debe existir con el cumplimiento fiscal ante el Servicio de Administración Tributaria.
Es común que los socios o accionistas sean los mismos que el consejo de administración o bien cuenten con facultades de representación legal, pues la Ley de Sociedades Mercantiles lo permite en su texto, lo importante es siempre solicitarles se encuentren al corriente de sus obligaciones fiscales y conozcan el impacto o los inconvenientes que la empresa pudiera llegar a tener en relación a ello.
- De conformidad con el articulo 89 del Código Fiscal de la Federación, manifestamos que la presente asesoría es una opinión del asesor remitente, sin embargo, siempre estará sujeta a la interpretación de las autoridades fiscales, por lo que en caso de que dicha interpretación resultara ser diversa a la opinión otorgada, dicho asesor no incurrirá en responsabilidad alguna.